Load-in Information

Schedule

Friday April 24, 2026

9:00 am –7:00 pm – Exhibitor Check-in and booth installation

Freight will not be accepted prior to April 20, 2026.

PLEASE NOTE: THERE IS A LIMITED AMOUNT OF TIME TO SET UP YOUR BOOTH ON EVENT OPENING DAY. IT IS HIGHLY RECOMMENDED THAT YOU SET UP YOUR BOOTH PRIOR TO THE EVENT OPENING DAY ON FRIDAY April 25, 2026.

Saturday, April 25, 2026 

7:30 am - Exhibitor Access

9:00 am – VIP Access

10:00 am – General Admission Access

6:00 pm - Event Closed

Sunday, April 26, 2026 

8:30am - Exhibitor Access

10:00am – VIP Access

11:00am – General Admission Access

5:00 pm - Event Closed

5:00 pm –10:00 pm – Load out

Exhibitor Badges

All Exhibitors will be issued badges, and must be worn at all times inside the event for security purposes.

Exhibitor Booth Information:

Each booth option contains a specified group of items; please refer to your CollectedCon LA contract to confirm details regarding your custom booth space.

Booth Information

Each booth options contain a specified group of items:

(10’ x 10’) Exhibitor Booth

(1) 10’ High Black Drape Back Wall

(1) 3’ High Black Drape Side Walls

(2) Vendor Badges

(10’ x 10’) Exhibitor Booth Corner Space

(1) 10’ High Black Drape Back Wall

(1) 3’ High Black Drape Side Walls

(2) Vendor Badges

(6’ x 8’) Artist Alley Space

(1) 6’x24” Table

(2) White Folding Chairs

(2) Vendor Badges

Exhibitor Material Handling:

Freight Elevator 

6.6’ High x 10’ Wide x 17’ Deep

2nd floor & Lower Level Elevator Door 

6.6’ High x 5.6’ Wide

Advanced Shipping 

CollectedCon LA exhibitors are free to choose their own means of shipping. All agents must be instructed to deliver crates directly to the appropriate booth and should be addressed as follows:

CollectedCon LA

(Exhibitor Name)

(Booth #)

1933 S. Broadway Los Angeles, CA 90007

c/o Shipper’s Name, address and phone number

PLEASE NOTE: ANY SHIPMENTS THAT ARE DELIVERED PRIOR TO YOUR LOAD IN DAY WILL BE CHARGED AT A WEEKLY BASES STARTING FROM THE DATE OF ARRIVAL. 

Material Handling Rates: 

• Individual Boxes: $75 each
• Pallet: Must not exceed 2,000lbs or 5’10” high and 5’ wide. $100.00 each. (Oversized deliveries will not be accepted unless your team is onsite to break them down)
• Crate: Must not exceed 2,000lbs or 5’10'' high and 5’ wide. $150.00 each. (Oversized deliveries will not be accepted unless your team is onsite to break them down)

Important Dock Receiving Information 

Please note that all items must be delivered between 8:30am –5:00pm on April 20 – 23, 2026.

CollectedCon LA makes no warranty as to the quality of any shipper and disclaims any liability for any loss or damage to any items whilst in the care of any shipper.

Shipping Charges 

Please prepay all shipping charges. CollectedCon LA and Magic Box will not accept or be responsible for C.O.D. shipments. 

Material Handling 

Access to the loading dock is on Hill Street. Please note that exhibitors are allowed to unload at the Loading dock ONLY! Exhibitors can park and hand carry materials in the building. Carts are NOT permitted in the lobby area.

Exhibitors may only use handcarts, flatbeds, or dollies at the loading dock area. Once pulled into the loading dock area you will be directed where to park to unload your vehicle. Once your material has been unloaded you will need to park your vehicle in the main parking lots.

Crates 

Exhibitors should bring their own tools (power drills, etc.). CollectedCon LA does not provide tools of any kind. Exhibitors are required to open their own crates. All crates must be clearly labeled with the Exhibitor name and booth number to ensure delivery to the proper booth.

Empty Container Storage 

Storage will be provided on the premises for empty crates. All crates must be empty of items, or anything valuable, and must be labeled with “Empty” stickers and dropped off at the designated storage area.

**Due to Fire Ordinances, packing materials may not remain on the show floor while the show is open. Flammable containers must be removed from the floor. When your containers are empty, obtain “EMPTY” labels from the Exhibitor Service Desk. Use the labels to mark your crates, boxes and containers with your company name and booth number. Leave the containers in the aisle. For your convenience, these empty labeled containers will be picked up by Magic Box staff and returned to you at the end of the show. Please remember that you will not have access to these containers during the show. 

Exhibitor Load-In Process 

Exhibitors will pull vehicles up to the parking meters located on Hill Street for off load staging. Trucks will be directed into the dock bays.

Exhibitors must check in at the dock and only then will be given dock assistance and equipment to unload their vehicle.

Dock assistants will assist exhibitors to their booth and help unload their carts if required.Once carts are unloaded, exhibitors are to return to their vehicle and remove it from the loading dock. Vehicles left in the loading dock or at the permitted meters will be ticketed and towed after 30 minutes. 

Exhibitor Load-Out Process 

At the close of the show, it is the Exhibitors’ responsibility to remove all nails, screws, and labels/stickers from the show walls.

• Load-Out is based on a first packed, first moved policy.
• Exhibitors will be given instructions and two both ID forms prior to Load-Out.
• Exhibitors must pack up their booth in its entirety prior to requesting pickup.
• Once completely packed, exhibitors will turn in form 1 to the dock representative located at the freight elevators.
• Dock assistance will arrive based on received form from exhibitors. Once your items have been picked up you will be permitted to move your vehicle to the dock where the second BOOTH ID will be placed in the windshield of your vehicle.
• When the carts arrive on the dock, the booth ID number will be called and the vehicle matching will be directed to pull into the dock and load up.
• Please note this process ensures that the dock inventory matches the vehicle picking up your items, and supports the smooth flow of the dock area.

Vendor Information:

Exhibitor Parking

Exhibitors may park in the parking lot adjacent to the venue.

Single use validations can be

purchased in advance.

Driving Directions

From LAX

Take the 105 East (Century Freeway) to the

110 North (Harbor Freeway). Exit on Adams. Turn right on Adams. Take Adams to Broadway, turn left. Magic Box @ THE REEF is at the corner of Broadway and Washington (1933 S. Broadway).

From Long Beach/Orange County

Take the 5 (Santa Ana/Golden State Freeway) to the 10 West (Santa Monica Freeway). Take the Los Angeles Street exit. Take 17th Street to Broadway. Turn left on Broadway. Magic Box @ THE REEF is at the corner of Broadway and Washington (1933 S. Broadway).

From the San Fernando Valley

Take the 101 South (Ventura Freeway) to the 110 South (Harbor Freeway) to the 10 East (Santa Monica Freeway). Take the Grand Avenue exit, proceed to Broadway. Turn right on Broadway. Pass Washington Blvd. Magic Box @ THE REEF is on the right (1933 S. Broadway).

From the San Gabriel Valley/Inland

Empire

Take the 10 West (Santa Monica Freeway) or the 60 West (Pomona Freeway) to the 10

West. Take the Los Angeles Street exit. Take 17th Street to Broadway. Turn left on

Broadway. Magic Box @ THE REEF will be on your right (1933 S. Broadway).

From Santa Monica

Take the 10 East (Santa Monica Freeway).

Take the Convention Center/Grand Ave/ San Pedro exit onto W 18th St. toward

Convention Center/ Grand Ave. / Olive St.

Turn right on Broadway and Magic Box @

THE REEF will be on the right (1933 S. Broadway).

By Train/Metrolink /Bus

The venue is within 0.25 miles of the Blue Line Grand Ave station and within 0.5 miles the 23/Flower Expo line station. The area is serviced by many major bus lines from throughout the city. To plan your trip, visit www.metro.net. For information on train transportation that originates from all over Southern California, log onto Metrolink at www.metrolinktrains.com.

Security

While CollectedCon LA will exercise reasonable care in safeguarding property, neither CollectedCon LA nor any of its officers, agents, or employees assume any responsibility for such property or carry any insurance for Exhibitors’ merchandise or fixtures. Please note, Exhibitors are responsible for the security of their exhibition space, personal belongings, and merchandise.

Please be advised that the venue may be occupied overnight for cleaning purposes. For this reason, it is strongly advised that

Exhibitors lock up and remove any small or valuable items such as laptops, mobile phones, and other small portable objects,

Helpful Security Suggestions

• Do not leave valuable items in your booth; remove them on a nightly basis.
• Hire a security guard for your own personal use.
• Do not list contents on the outside of your boxes (e.g. “Box #1: Personal Computer”).
• Carry a detailed list of what you ship, in which box it was packed, and repack it in the same box.
• a copy of this list in our office and check your shipment when it returns.
• At the end of the show, there is little or no security.
• The following is recommended:Hire a security guard specifically to watch over your items.Have a staff member remain in your booth until your freight carrier picks up all of your merchandise.